Zwei Drittel der Arbeitnehmer halten 1-2 Sitzungen pro Woche für Zeitverschwendung

Dies sind einige der Fragen, die in Ungarns erster landesweit repräsentativer Produktivitätsumfrage, der Großen Produktivitätsumfrage, beantwortet wurden. 1.000 Angestellte wurden befragt, wie effektiv sie ihre eigene Arbeit und die Abläufe in ihrem Unternehmen einschätzen. Die Online-Umfrage wurde von META-INF in Zusammenarbeit mit dem Marktforscher NRC durchgeführt.

Warum dieses Treffen? Eine E-Mail hätte gereicht!

"Dieses Meeting hätte auch eine E-Mail sein können" - der zum geflügelten Wort in der Bürokultur gewordene Satz beschreibt treffend eines der am weitesten verbreiteten Unternehmensphänomene: unnötige Meetings und Diskussionen. Fast zwei Drittel der Befragten seufzen mindestens ein- bis zweimal pro Woche so, aber 12 Prozent würden am liebsten 3-4 Besprechungen pro Woche durch E-Mails ersetzen.

In diesem Bereich ist das Ausmaß der Frustration nicht unabhängig von der Unternehmensgröße: Die Hälfte der Befragten in Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern hatte noch nie dieses Gefühl, während zwei Drittel der Befragten mit mehr als 50 Mitarbeitern mindestens 1-2 Meetings pro Woche als Zeitverschwendung ansehen. Diejenigen, die in der IT-Entwicklung und -Programmierung arbeiten, beklagten sich am seltensten über unnötige Besprechungen, während Manager, die traditionell unter ständigem Zeitdruck arbeiten, sich am häufigsten beschwerten.

Das Baugewerbe ist Spitzenreiter bei den unnötigen Besprechungen: 9 von 10 Personen haben jede Woche mit unnötigen Besprechungen zu tun, während in der Landwirtschaft die absolute Mehrheit der Befragten persönliche Treffen für unersetzlich hält.

"Persönliche Besprechungen können in einigen Fällen einen erheblichen Einfluss auf das Leben eines Unternehmens haben, aber vielerorts diktiert eine Art traditionsbedingter Automatismus, dass Besprechungen auch dann abgehalten werden, wenn sie nicht notwendig sind", so Attila Gáspár, Co-CEO von META-INF. \"Früher gab es Zeit für weniger wichtige Meetings, aber heute tun wir unseren Kollegen einen Gefallen, wenn wir ihnen diese ersparen. Wir verfügen nicht nur über die bekannten Online-Tools, sondern auch über Plattformen für die Remote-Zusammenarbeit, auf denen wir asynchron zusammenarbeiten können, anstatt uns ständig zu treffen."

Was alle umtreibt: das Fehlen des Dokuments

Der natürliche Arbeitsfluss wird nicht nur durch zeitraubende Besprechungen behindert, sondern auch dadurch, dass man die benötigten Informationen nicht zur Hand hat.

Zwei Drittel der Befragten verbringen 0,5 bis 2 Stunden pro Woche und jeder Zwanzigste sogar 2 bis 3 Stunden pro Woche mit der Suche nach ungespeicherten oder schlecht organisierten Dokumenten, E-Mails und Materialien, die wichtige Informationen enthalten, die er dringend benötigt. Überraschenderweise ist die Situation in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern am schlimmsten, wo man annehmen würde, dass den Mitarbeitern professionelle Dokumentenmanagementsysteme zur Verfügung stehen.

"Der Zeitverlust ist nur ein kleiner Teil des Schadens, der durch schlecht gespeicherte Dokumente entsteht, das eigentliche Problem ist der Verlust von Schwung und Fluss, mit dem wir unsere Arbeit erledigen. Das wird oft unterschätzt, aber es ist wichtig, etwas dagegen zu tun, nicht nur für die Produktivität des Unternehmens, sondern auch für das Wohlbefinden der Kollegen. Dafür sind Systeme und Wissensdatenbanken, die für das Dokumentenmanagement entwickelt wurden, gut: Sie befreien uns von zeit- und energieaufwendigen Aufgaben und helfen uns, uns auf kreative und sinnvolle Arbeit zu konzentrieren" - so Attila Gáspár.

Überragende Nachrichten, Ideen, die in einer Schublade stecken

Interne Kommunikationsbarrieren sind auch ein großes Problem für Arbeitnehmer. Fast ein Fünftel der ungarischen Angestellten hat das Gefühl, den Informationsfluss im Unternehmen zu verpassen und nicht rechtzeitig über wichtige Ereignisse informiert zu werden. 18 % sind mit der Qualität und Geschwindigkeit der Kommunikation zwischen den Abteilungen unzufrieden, und 20 % haben einfach keinen Fernzugang zu den Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. All dies gibt kein gutes Bild davon ab, wie Unternehmen, die hybrides Arbeiten nach dem Covid eingeführt haben, arbeiten.

Ein Problem, das sich direkt auf die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen auswirkt, ist die Tatsache, dass die Umfrage ergab, dass viele ungarische Unternehmen nicht über die richtigen Plattformen verfügen, um neue Ideen und Innovationen von unten nach oben zu kanalisieren. 19 Prozent der Befragten stimmten der Aussage nicht zu, dass, wenn jemand eine gute Idee im Unternehmen hat, es leicht ist, einen Weg zu finden, sie umzusetzen, während 31 Prozent neutral waren.

"Es ist nicht nur ein Verlust für das Unternehmen, wenn Ideen in der Schublade liegen, sondern es schadet auch der Motivation der Mitarbeiter. Und auf lange Sicht kann dies zu einem Rückgang der Leistung und des Engagements der Mitarbeiter führen. Mitarbeiter sind loyaler in Organisationen, in denen sie das Gefühl haben, dass sie zur Entwicklung und zum Wachstum des Unternehmens beitragen können. Dadurch entsteht ein sich selbst generierender Prozess im guten Sinne: In Organisationen, in denen die Einbeziehung von Ideen von unten gefördert wird, sind die Mitarbeiter offener für Innovationen, sie kommen leichter mit Veränderungen zurecht, und das erhöht langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens,

Die Situation wird nicht dadurch verbessert, dass 56 Prozent der Befragten zugeben, dass sie mindestens 10 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Arbeiten verbringen, die von einem weniger erfahrenen Kollegen mit geringerer Qualifikation erledigt werden könnten. Mehr als ein Viertel dieser Gruppe verbringt mindestens 40 % ihrer Arbeitszeit mit Arbeiten, die ihren Fähigkeiten und Qualifikationen nicht entsprechen. Frauen, Menschen unter 40 Jahren, Menschen, die in Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten arbeiten, und Menschen, die unter anderem im Gesundheitswesen, in der öffentlichen Verwaltung, im Einzelhandel und in der Landwirtschaft tätig sind, sind schlechter gestellt als der Durchschnitt.

Frauen und junge Menschen unter 40 Jahren sind ebenfalls schlechter gestellt als der Durchschnitt.

"Alle in der Studie untersuchten Faktoren erhöhen das Burnout-Risiko, aber welche Arbeitnehmer für welche Faktoren anfälliger sind, variiert von Person zu Person. Wenn Ihr Unternehmen das Wohlbefinden und das Engagement am Arbeitsplatz erhalten und steigern will, lohnt es sich zu prüfen, welche dieser Faktoren beseitigt werden können und welche Bereiche sich ändern müssen. Wenn ein Faktor aufgrund eines äußeren Einflusses nicht beseitigt werden kann - z. B. wenn ein Kunde auf häufigen Besprechungen besteht -, kann das Unternehmen seine Mitarbeiter dennoch indirekt durch interne Schulungen oder Entwicklungsmaßnahmen unterstützen, damit sie dem Stress standhalten können und sich nicht verletzlich oder hilflos fühlen", schließt Annabella Ádám.

"Es ist sehr wichtig, dass die Arbeitsweise von Teams gut definiert ist. Dazu gehören die konsequente Nutzung von Arbeitsplattformen, gut funktionierende Kommunikations- und Entscheidungsprozesse sowie die Klärung der individuellen Verantwortlichkeiten und Kompetenzen der Teammitglieder. Gemeinsam können talentierte Kollegen, effektive Werkzeuge und gut strukturierte Teamarbeit für eine höhere Produktivität, ein besseres Arbeitsklima und ein gesteigertes psychisches Wohlbefinden der Büroangestellten in Ungarn sorgen", fügte Attila Gáspár hinzu.

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