Wie viele Mitarbeiter würden Sie benötigen? Tipps für die strategische Personalplanung
Unabhängig davon, welchen kurz- oder langfristigen Personalplan Sie vorbereiten (Kosten, Schulung, Veranstaltung), lautet die am häufigsten gestellte Frage "Wie viele?" sein wird. Wenn wir weiter über den Personalbestand nachdenken, können Fragen, die sich bei der Planung der Personalkosten nicht stellen - wie z. B. wie viele Parkplätze, wie viele Telefone, wie viele Lizenzen - bei den Kosten des Unternehmens relevante Dimensionen annehmen, so dass der Personalbestand nicht nur eine Frage des Personalbudgets ist. Geschrieben von István Gál.
Was macht eine strategische Personalplanung aus?
Das Wesentliche an einer strategischen Personalplanung ist, dass sie mittel- bis langfristig und nicht nur für ein Jahr angelegt ist und sich auf die Zukunft konzentriert. Es geht nicht darum, sich festzulegen, sondern darum, den Bereich zu definieren, in dem man arbeiten möchte. Es geht darum, den gegenwärtigen Zustand abzubilden und den erwarteten zukünftigen Zustand zu definieren. Strategische Personalplanung stellt sicher, dass die richtigen Arbeitskräfte in der richtigen Menge, zum richtigen Preis und mit den richtigen Fähigkeiten zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Auf den ersten Blick mag dies angesichts des derzeitigen Arbeitsmarkts und wirtschaftlichen Umfelds zu idyllisch erscheinen, aber wenn Sie einen Unternehmensleiter fragen, wie er sich das von ihm geführte Unternehmen in 3 bis 5 Jahren vorstellt, wird es mit Sicherheit eine Antwort geben, die weiter ausgearbeitet werden kann und auf der eine Strategie aufgebaut werden kann. Wenn man das Zukunftsbild mit der gegenwärtigen Situation vergleicht, kann man die Risiken und Schwachstellen erkennen, die entweder sofort oder längerfristig angegangen werden müssen. Dies hat einen doppelten Vorteil: Wir erhalten nicht nur eine Zukunftsvision auf der Grundlage eines (oder mehrerer) hypothetischer Szenarien, sondern können uns durch die Analyse der aktuellen Situation auch auf die hypothetischen Szenarien vorbereiten, d. h. wir können vorprogrammierte Maßnahmen für verschiedene Umweltveränderungen ergreifen.
Wie viele Menschen werden gebraucht?
Als Ausgangspunkt kann man wohl annehmen, dass alle Disziplinen versuchen, die ihnen übertragenen Aufgaben nach bestem Wissen und Gewissen, mit größtmöglicher Sicherheit und möglichst wenig Konfrontation auszuführen. Denn wer möchte schon damit konfrontiert werden, dass eine Aufgabe wegen Personalmangels nicht erledigt wird, dass Überstunden gemacht werden müssen oder dass die Überbesetzung zu einer geringen Auslastung geführt hat. Eine typische Haltung ist, dass die Abteilungen versuchen, den Personalbestand aufzustocken. Was ist, wenn Sie krank werden? Was ist, wenn Sie in Urlaub gehen? Typische Fragen, und in der Tat sind dies Risiken, die bewältigt werden müssen, aber nicht unbedingt mit zusätzlichem Personal.
Wie viele von uns gibt es?
Die Anzahl hängt von der Funktion ab. In der Regel meint der Leiter einer Abteilung die Anzahl der Personen, die die Aufgabe erfüllen können, was per Definition nicht alle Mitarbeiter bedeutet, die im Unternehmen beschäftigt sind. Die beiden Ansätze spiegeln sich auch in den Statistiken wider. Der eine ist die Zahl der arbeitsrechtlich Beschäftigten, die alle Arbeitnehmer vom Beginn des Arbeitsverhältnisses bis zu dessen Ende umfasst. Die andere ist die statistische Kopfzahl, die enger gefasst ist als die oben genannte, da sie z. B. Arbeitnehmer im Mutterschaftsurlaub, Arbeitnehmer im unbezahlten Urlaub zur Kinderbetreuung, Arbeitnehmer, die mehr als 30 Tage lang nicht erwerbstätig sind, sowie suspendierte und entlassene Arbeitnehmer ausschließt. Keine dieser Gruppen umfasst Arbeitnehmer, die weniger als 60 Stunden pro Monat beschäftigt sind.
Die Zahl der Beschäftigten ist auch deshalb wichtig, weil sie die Grundlage für eine Reihe von Indikatoren ist. Die auf der Zahl der Beschäftigten basierenden Indikatoren geben einen guten Hinweis darauf, ob zum Beispiel die Personalausstattung und die Prozesse in Ordnung sind oder ob ein Eingreifen erforderlich ist. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit sind hier einige Indikatoren aufgeführt, die Ihnen einen Eindruck davon vermitteln können, wie Ihre Organisation arbeitet.
Die Turnover-Rate ist der berüchtigtste Indikator, der die Dynamik der Abwanderung zeigt. Sie ist das Verhältnis zwischen der Zahl der Austritte und der durchschnittlichen Zahl der Mitarbeiter. Es ist ein Irrglaube, dass eine Umsatzrate ein großes Problem darstellt, denn wenn Arbeitnehmer ersetzt werden, wird die Organisation erneuert, was bedeutet, dass eine gesunde Fluktuationsrate kein Problem darstellt.
Der Umsatz pro Mitarbeiter (Jahresumsatz/durchschnittlicher Personalbestand) lässt mehrere Schlüsse zu. Ist der Wert niedrig, bedeutet dies, dass der Personalbestand zu hoch oder die Organisation ineffizient ist, könnte aber auch auf ein Preisproblem hinweisen.
Die Einstellungsquote (Anzahl der Probezeitbeschäftigten/Einstellungen) kann auf die Aufnahmekapazität des Unternehmens und/oder auf die Genauigkeit der Werbung hinweisen (inwieweit der Mitarbeiter das bekommen hat, was wir ihm/ihr angeboten haben).
Gibt uns der Rekrutierungskostenindex (Rekrutierungskosten/Anzahl der Einstellungen) einen Anhaltspunkt dafür, wie gut unsere Werbekanäle sind? Werben wir auf den richtigen Plattformen und Kanälen oder werfen wir Geld in ein Fass ohne Boden.
Ein Indikator, der sich auf die Mitarbeiterzahl bezieht, ist die Untersuchung der Zeitrahmenauslastung und ihre Projektion auf ein normatives System für manuelle Tätigkeiten in der Fertigung. Der Personalbedarf in Produktionsbereichen basiert in der Regel auf dem Normalsystem. Wenn wir also sehen, dass das Normalsystem eine bestimmte Produktmenge in der normalen Arbeitszeit produzieren sollte, dies aber nur mit Überstunden über den Zeitrahmen hinaus möglich ist, dann müssen wir uns die Effizienz der Produktion oder den Personalbestand ansehen. Eine Unterauslastung des Zeitrahmens, eine Zunahme der Ausfallzeiten, ist ein klares Indiz für eine Überbesetzung.
>Auf der Basis der Mitarbeiterzahl kann man sich für fast alles Kennzahlen ausdenken, das hängt von der Kreativität und dem Interesse des Managements ab. Sicherlich ist die Zahl der Mitarbeiter fast direkt proportional zu den Kosten, aber sie hat Auswirkungen auf die Organisationskultur, die Moral, die Produktivität und das Endergebnis, so dass es sich nicht lohnt, die Planung oder Ausführung auf die leichte Schulter zu nehmen.