Onboarding: strategisch, detailliert und präzise
Der Onboarding-Prozess sollte nicht ad hoc erfolgen. Schon allein deshalb, weil das Onboarding beginnt, wenn ein potenzieller Mitarbeiter das erste Mal mit dem Unternehmen in Kontakt kommt: wenn er eine Stellenanzeige sieht oder auf eine LinkedIn-Anfrage antwortet, und es dauert in der Regel bis zum Ende des ersten Jahres. Der dritte Teil dieser Artikelserie des Careers Institute befasst sich mit den praktischen Aspekten.
Das Onboarding kann schon allein aufgrund seiner Komplexität kein spontaner "work in progress"-Prozess sein, bei einem professionellen Onboarding ist kein Platz für Improvisation und eine "Wir kriegen das schon irgendwie hin"-Einstellung. Ein gewisses Maß an Flexibilität kann natürlich notwendig sein, aber vorzugsweise innerhalb des vordefinierten Rahmens.
Onboarding ist eine Teamleistung
Ein erfolgreiches Onboarding-Programm hat vier Grundvoraussetzungen:
- mit der Beteiligung und Unterstützung aller Beteiligten konzipiert und umgesetzt werden
- Die aktive Unterstützung durch die Unternehmensleitung ist unerlässlich
- sollte vor Beginn der Rekrutierung vollständig entwickelt sein
- ein eigenes Budget für die Einarbeitung haben .
Wenn eine der vier oben genannten Bedingungenfehlt oder unvollständig ist, können höchstens halbe Lösungen gefunden werden.
Die spezifischen Onboarding-Prozesse können je nach den besonderen Gegebenheiten eines Unternehmens variieren, aber hier ist ein allgemeines Schema, das vom Careers Institute verwendet wird und mit dem wir gute Erfahrungen gemacht haben
.I. Lassen Sie uns die Grundlagen klären
Bei der Gestaltung eines Onboarding-Programms lohnt es sich, breit zu denken und Antworten auf die folgenden Fragen zu entwickeln. Es ist wichtig, vollständig ehrlich zu sein, denn wenn wir einen neuen Mitarbeiter direkt, indirekt, absichtlich oder unabsichtlich während des Onboarding-Prozesses in die Irre führen, kann dies alle unsere Onboarding-Bemühungen zunichte machen.
- Was glauben wir hier? Worauf legen wir Wert? Was akzeptieren wir nicht? Wie gehen wir miteinander um?
- Welche Art von Unternehmenskultur wollen wir der neuen Person vermitteln? Was sind die sichtbaren Zeichen dafür?
- Was ist hier gut? Was sind unsere Stärken? Was ist nicht gut oder nicht gut? Schwachstellen?
- Wer sind die Vorbilder/Vorbilder des Verhaltens? Was ist gut an ihnen?
- Welche Rolle wird der Mitarbeiter haben? Was wird von ihm/ihr erwartet (in allen Aspekten)? Was geben wir ihm/ihr mit?
- Mit wem wird er/sie arbeiten, zusammenarbeiten? Wer sind die Menschen in seinem/ihrem Umfeld? An wen wird er/sie sich direkt wenden?
- Welche Art von Zukunft versprechen wir ihm/ihr? Was sind die langfristigen Pläne des Unternehmens?
Die einfachste Art, Antworten auf diese Fragen zu finden, ist die Durchführung eines moderierten Workshops, bei dem alle Interessengruppen vertreten sein sollten (ja, auch die Unternehmensleitung). Die Ergebnisse des Workshops sollten dann einem breiten Publikum vorgestellt werden, und es lohnt sich zu prüfen, ob tatsächlich ein Konsens über die Antworten besteht. Dies wird der Eckpfeiler des Onboarding-Programms sein. Die gute Nachricht ist, dass Sie dies in seiner Gesamtheit nur einmal durchführen müssen und später nur noch die für die Stelle spezifischen Details durchgehen müssen.
II. Das Programm kann beginnen: Fragen, die Sie bei der Planung Ihres Onboarding-Programms stellen sollten
Wir planen noch nicht, sondern legen nur den Rahmen fest. Dies erfordert in der Regel mehrere mehrstündige Workshops, die zu einer Wand voller PostIts oder einem umfangreichen Wandbild mit vielen virtuellen Notizen führen. Im Durchschnitt werden etwa 4 bis 500 Ideen gesammelt.
- Was soll der neue Mitarbeiter am Ende des ersten Tages/der ersten Woche/des ersten Monats/des ersten Jahres denken und fühlen? Was sollten sie sagen, wenn sie nach dem Arbeitsplatz gefragt werden, an dem sie arbeiten?
- Welche Ressourcen stehen Ihnen für ein Onboarding-Programm zur Verfügung (Zeit, Geld, Personal, IT, Raum usw.)?
- Wie sieht der Zeitplan für das Onboarding aus? Wann wird es beginnen, wie lange wird es dauern? Wann gibt es Kontrollpunkte?
- Was müssen Sie über die Unternehmenskultur, die Werte und das Arbeitsumfeld wissen? Was sind die ungeschriebenen Regeln?
- Welche spezifischen Kenntnisse werden Sie benötigen? Welche Ausbildung (formell oder informell) werden Sie erhalten?
- Wer hat welche Rolle im Onboarding-Prozess? HR? Vorgesetzte? Mentor? Arbeitskollegen? Wer ist hauptverantwortlich? Wer sind die Beteiligten?
- Welche Ziele setzen wir uns für sie? Von wem, wann und wie erhält man Feedback?
- Wie evaluieren wir das Onboarding-Programm? Wie können wir feststellen, ob es erfolgreich war (oder nicht)?
III. In dieser Phase stellen wir den Prozess auf, indem wir ihn so detailliert wie möglich durchdenken, und sammeln die Es ist eine gute Idee, die vorhandenen Schritte (physisch durchzugehen), Werkzeuge, selbst auszuprobieren, als wären Sie der neue Mitarbeiter. Es ist hilfreich, wenn Sie eine Art von Projektmanagement-Tool verwenden (z. B. Mural, Trello, Mindmanager, MS Project usw.) Es lohnt sich, sich für diesen Schritt mehr Zeit zu nehmen, denn es kann den Prozess erheblich beschleunigen, wenn Sie einen Fachmann hinzuziehen, der bereits Erfahrung mit der Erstellung eines solchen Plans hat. Ein guter Plan deckt den Zeitraum von der Einstellungsentscheidung bis mindestens zum Ende der ersten 180 Tage ab, häufiger sogar das erste Jahr. IV. Umsetzung Lassen Sie uns einen Blick auf die Hauptelemente des Onboarding-Prozesses werfen, ohne dass dieser erschöpfend ist 1. Die Rekrutierung beginnt Tipps: 2. Organisieren Sie Vorstellungsgespräche in dem Bewusstsein, dass dies ein Teil des Einarbeitungsprozesses ist, da einer der Bewerber (hoffentlich) der neue Mitarbeiter werden wird. Ein paar Tipps (außer dem Offensichtlichen - Pünktlichkeit, Feedback usw.): Ja, diese Liste wird oft mit "Warum?" beantwortet. Schließlich ist von fünf Gesprächspartnern im besten Fall nur einer ein Mitarbeiter... lohnt es sich dann nicht? Nein. Es ist unheimlich wichtig, dass Sie sich ein realistisches Bild von der Stelle, der Arbeit und den Umständen machen und dass Sie das Gefühl haben, dass wir völlig offen sind und nichts verheimlichen. Es ist auch eine gute Investition in das Employer Branding: Stellen Sie sich vor, was der Bewerber nach einer solchen Einführung sagen wird... Vor allem, wenn die Konkurrenz eine "Setz dich - sag - bitte weiter"-Haltung hat. 3. das Angebot Ein Angebot zu machen, ist sicherlich eine gute Nachricht für den Bewerber, aber es reicht allein nicht aus, um unsere Begeisterung und die echte Erwartung zu vermitteln, dass wir mit ihm zusammenarbeiten werden. Beispiele: Versenden Sie das Angebot in Papierform per Kurier - kombiniert mit sorgfältig formulierten Erwartungen an die Stelle und die Aufgaben (dies ist die letzte Chance, eventuelle Missverständnisse ohne Konsequenzen zu klären), dies kann mit einem Geschenkpaket des Unternehmens (z.B. T-Shirt, Tasse, Schokolade) 4. Mit der Unterzeichnung des Vertrags (bei der Ankunft) beginnt der "offizielle" Teil des Onboardings, bei dem eine Art von Managementkommunikation für den neuen Mitarbeiter gut ist. Es ist wichtig, schrittweise vorzugehen - überhäufen Sie ihn nicht gleich mit allem. Tipps: 5. Erster Tag Zielen Sie bewusst darauf ab, diesen Tag zu einem prägenden Erlebnis zu machen, aber gleichzeitig nicht zu stressig - die Situation selbst kann schon genug Stress bedeuten Tipps: 6. Die ersten Wochen Hier geht es darum, den neuen Kollegen so schnell wie möglich einzugewöhnen und zu integrieren. Machen Sie sich klar, welche Erwartungen er erfüllen muss und was er zu tun hat. Tipps zur Unterstützung der Integration: 7. Alltag Ein Markenzeichen eines gut durchgeführten Onboarding-Programms ist, dass Sie einen neuen Kollegen nie allein lassen, sondern dass es eine Person gibt, die eindeutig für die Einarbeitung verantwortlich ist. Routinetreffen werden mit der Zeit seltener (2-4-7-10-30 Tage, dann 60 Tage), aber die Onboarding-Akteure melden sich regelmäßig: Ad-hoc-Anrufe bei den Mentoren, regelmäßige Treffen mit der Personalabteilung und dem Management usw. Meinungen: Wer hat die Energie, dies zu tun? Wer hat die Energie, dies zu tun? Die obige Liste mag vielen erschöpfend erscheinen, aber sie ist keineswegs erschöpfend und schon gar nicht detailliert. Das Geheimnis eines erfolgreichen Onboardings liegt gerade im Detail und in der geplanten, präzisen Ausführung. Ein Kunde von uns, der als Manager in einem multinationalen Unternehmen arbeitet, sagte dazu: Was ist die Lösung? Das Vorhandensein und die Qualität eines Onboarding-Programms korreliert eindeutig mit der späteren Leistung, Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung, die wiederum eng mit der Unternehmensleistung verknüpft ist. Die Einstellung und Ausbildung eines Mitarbeiters ist teuer, es ist billiger, neue Mitarbeiter gut einzustellen und zu halten. Billiger, aber nicht kostenlos, was bedeutet, dass es ein Budget erfordert. Wenn Ihr Unternehmen die richtige Größe hat, kann ein eigener Onboarding-Mitarbeiter die Lösung sein, wenn nicht, oder wenn Sie nur einige Onboarding-Prozesse regelmäßig verwalten müssen, kann ein externer Experte helfen. Dies kann den Manager oder die Personalabteilung entlasten und eine wirklich hochwertige Einarbeitung neuer Mitarbeiter gewährleisten. Im ersten Teil unserer Serie haben wir die Grundlagen und die Bedeutung des Onboarding besprochen, und im zweiten Teil haben wir das 5C-Modell des Onboarding vorgestellt. Bela Gerlei MBA MSc.
Berücksichtigen Sie bei der Stellenausschreibung die Erkenntnisse, die Sie bei der Planung des Onboarding-Prozesses gewonnen haben (z. B. kann sie Informationen über die Unternehmenskultur enthalten oder das Ethos widerspiegeln - siehe "Onboarding"). Verwenden Sie bei der Kommunikation mit den Bewerbern die Sprache, die Konzepte und den Ansatz des Onboarding-Programms - diese Phase ist jetzt Pre-Onboarding.
"Wenn alle überlastet sind, will niemand einen weiteren Buckel auf seinem Rücken haben, um eine neue Person zu tragen..."
Expertin für Sprachgebrauch und Verhalten
Career Institute