5 Dinge, die wir bei der Arbeit jetzt leicht digitalisieren könnten
Die Zeiten, in denen alle Verträge und Rechnungen per Post an den Adressaten geschickt werden mussten, sind längst vorbei, und seit einiger Zeit haben wir sogar die Firmenarchive durch Server ersetzt. Aber es gibt auch heute noch Aufgaben, die wir manuell oder persönlich erledigen - anstatt uns auf bereits verfügbare technologische Lösungen zu verlassen. Hier sind fünf Tätigkeiten, die wir in unserem täglichen Leben mit den heute verfügbaren Werkzeugen leicht digitalisieren könnten.
Gastronomie
Wenn ein Gast im Büro eintrifft, müssen wir uns in der Regel persönlich, per E-Mail oder telefonisch bei der Rezeption melden, um sicherzustellen, dass er eingelassen wird. Dies kann noch komplizierter werden, wenn der Gast mit dem Auto anreist und wir einen Parkplatz für ihn reservieren müssen. Ein Service-Management-System kann dies wesentlich vereinfachen: Die Mitarbeiter können online erfassen, wann und wer am Gebäude ankommt, so dass sie am Empfang sofort sehen können, wen sie wohin verweisen müssen. Damit entfällt auch die Notwendigkeit, lange E-Mails über den Weg zum Büro zu schreiben - oder persönlich am Eingang auf den Gast zu warten.
Wie Sie sehen, kann der Empfangsmitarbeiter Ihnen jetzt genau sagen, wohin Sie gehen müssen und wie Sie dorthin kommen.
Wissensaustausch
Eine aktuelle Anekdote aus dem Personalwesen besagt, dass ein neuer Kollege im ersten Monat Kosten verursacht und erst im dritten Monat einen Gewinn für das Unternehmen darstellt. Es kann einem neuen Mitarbeiter jedoch die Einarbeitung und das Lösen von Problemen im Arbeitsalltag erleichtern, wenn wichtige Unternehmensinformationen sowie allgemeine Fragen und Antworten innerhalb des Unternehmens in einer gemeinsamen digitalen Plattform mit Suchfunktion, einer Online-Wissensdatenbank, untergebracht sind. Auf einer solchen Plattform kann jeder seine aktuelle Frage in eine Suchmaschine eingeben und die Antwort sofort finden - ohne nach der für die Frage zuständigen Person suchen zu müssen.
Damit kann die Online-Plattform dazu genutzt werden, eine einzige Online-Plattform für alle Fragen und Antworten bereitzustellen.
Reservierung von Immobilien und Räumlichkeiten
In Büros kommt es häufig vor, dass zwei Teams denselben Besprechungsraum nutzen, oder dass der Raum einfach nicht mit den benötigten Geräten ausgestattet ist. Gibt es im Unternehmen gemeinsam genutzte Autos oder Hot Desks, sind Konflikte fast garantiert. In einem gemeinsam genutzten digitalen System, auf das bequem über eine mobile App zugegriffen werden kann, lassen sich alle Unternehmensressourcen - Schreibtische, Schlüssel, Zugangskarten, Autos, Laptops, Räume - und ihre Belegung in einer einzigen grafischen Darstellung anzeigen, und die Kollegen können alles, was sie wollen, in einem Augenblick buchen.
Vertragsmanagement
Verträge werden - wenn das Unternehmen nicht ein eigenes System dafür hat - meist per E-Mail zwischen dem Partner und uns verschickt, was oft zu einem langen Schriftverkehr mit vielen Änderungsrunden führt, und am Ende wissen wir nicht einmal, ob wir das Dokument unterschrieben haben und welche Klauseln und Fristen die endgültige Fassung enthielt. Wenn Sie an einer großen Anzahl von vertraglichen Aufgaben oder Dienstleistungen arbeiten, können Sie die damit verbundenen Fristen und Aufgaben an einem Ort in einer geeigneten Software sehen, was z.B. ungeplante Vertragsverlängerungen verhindern kann.
Aufgabenplanung
Aufgabenplanung und Anwendungen für das Prozessmanagement sowie digitale Schnittstellen sind nicht neu, und viele kleinere Unternehmen nutzen bereits irgendeine Art von Lösung, die es den Kollegen ermöglicht, Arbeitsabläufe auf einer gemeinsamen Online-Oberfläche zu verfolgen. Allerdings gibt es nur selten eine Lösung für die Erfassung sich wiederholender Aufgaben - diese müssen in der Regel separat erfasst werden, wenn Sie jede Woche oder jeden Monat eine Erinnerung wünschen. In einem komplexen System hingegen werden wiederkehrende betriebliche Aufgaben und Prozesse bereits automatisch gekennzeichnet, so dass die Gefahr, dass sie von der zuständigen Person vergessen werden, geringer ist.
Die Automatisierung und Digitalisierung dieser kleineren Aufgaben kann eine große Entlastung für die Beschäftigten bedeuten, und da weniger Aufmerksamkeit für betriebliche Aufgaben erforderlich ist, kann mehr Zeit für wichtigere Bereiche aufgewendet werden.