Alumni fürs Leben: Die Pflege guter Beziehungen zu ehemaligen Kollegen ist strategisch

Während die Bindung talentierter Mitarbeiter eine zentrale Herausforderung für Unternehmen darstellt, gehört es zum Leben, dass ein Mitarbeiter eine andere Möglichkeit findet, vielleicht zu besseren Bedingungen, oder sich einfach in der Welt umsehen und neue Erfahrungen in einem anderen Unternehmen sammeln möchte. Für Arbeitgeber ist dies in der Regel eine Herausforderung, denn die Ablösung eines Mitarbeiters kann Millionen kosten, und das im Unternehmen erworbene Wissen und die Erfahrung werden mit dem ausscheidenden Kollegen mitgenommen. Gleichzeitig ist es nicht mehr angebracht, dem ausscheidenden Mitarbeiter lange nachzutrauern, sondern auch zu fragen, was ihn zu diesem Schritt bewogen hat (Ausscheidungsgespräch) und sogar zu versuchen, nach der Trennung ein gutes Verhältnis aufrechtzuerhalten. Schließlich kann es sich für den ehemaligen Arbeitgeber auf lange Sicht lohnen. Es ist kein Zufall, dass viele große Unternehmen heute explizit ihre Alumni-Community aufbauen, so wie es früher vor allem die Hochschulen taten und Geld und Ressourcen in diesen Prozess investierten.

Der Workforce Confidence Index von LinkedIn zeigt, dass die Hälfte der Arbeitnehmer plant, im Jahr 2024 einen neuen Job zu suchen, berichtet HBR.org. Mit anderen Worten: Es scheint fast unvermeidlich, dass sich einige Arbeitnehmer von Managern und Unternehmen verabschieden müssen, obwohl diese sie nur ungern gehen lassen. Die Aufrechterhaltung eines guten Verhältnisses zu diesen ausscheidenden Kollegen kann dem ehemaligen Arbeitgeber entweder Geschäftsmöglichkeiten oder Einblicke in die Branche bringen, die Arbeitgebermarke stärken, einen guten Kandidaten für die Einstellung bieten, wenn der ehemalige Mitarbeiter das Unternehmen gut kennt, oder sogar nach einer gewissen Zeit als so genannter Stoßstangenmitarbeiter in das Unternehmen zurückkehren.

Viele große Unternehmen verfügen bereits über gut konzipierte Alumni-Programme, um ehemalige Kollegen zu erreichen, ihnen Informationen über das Unternehmen zur Verfügung zu stellen, eine Community aufzubauen, ihnen die Möglichkeit zu geben, miteinander in Kontakt zu bleiben, oder sogar Veranstaltungen speziell für Ehemalige zu organisieren. Es gibt jedoch mehr Unternehmen, die diese Möglichkeit gerade erst ausprobieren oder diesen Weg gerade erst beschreiten, und es gibt einige Dinge, die im Vorfeld zu beachten sind:

1. Investition in das Programm (Geld und Arbeitskraft),


2. Plattform und Vorteile (eine Plattform, die nicht nur Konnektivität, sondern auch wertvolle Daten für das Unternehmen bietet),


3. Feedback geben und erhalten,


4. Und es lohnt sich, die Chance in den Lebenszyklus des Mitarbeiters einzubauen (nicht nur ganz am Ende, sondern schon bei der Einstellung, um zu signalisieren, dass das Unternehmen die Karriere des neuen Mitarbeiters unterstützen wird, auch wenn sie ihn in Zukunft woanders hinführt)

Fokus auf Engagement

"Der Schwerpunkt des Alumni-Programms liegt auf dem Aufbau einer Gemeinschaft, daher sind die dafür verantwortlichen Mitarbeiter oft Manager für das Engagement in der Gemeinschaft. Es muss eine Art Wertegemeinschaft auf der Grundlage von Nostalgie unter den ehemaligen Kollegen geschaffen werden, aber neben Nostalgie und guten gemeinsamen Erfahrungen ist es natürlich auch notwendig, auf den Dienstleistungen und Vorteilen aufzubauen, die den Ehemaligen geboten werden (z. B. Rabatte, Zugang zu Fachkonferenzen, Veranstaltungen, Fachzeitschriften).

Szabados Levente

Die Struktur des Programms ist im Hochschulbereich und in der Wirtschaft sehr ähnlich, trotz der möglichen Unterschiede in den Zielen, betont Balázs Kenyeres, Mitbegründer. Er weist darauf hin, dass es in beiden Fällen obligatorische Elemente gibt: So sollte es beispielsweise eine Alumni-Strategie, eine Alumni-Plattform und Indikatoren geben, die ein Feedback über das Funktionieren der Gemeinschaft liefern. Die Feinabstimmung der Strategie, etwa 30 %, macht den Unterschied zwischen einer Universität und einem Unternehmen aus.

Nach den Erfahrungen der Experten hat die Covid-Epidemie die Popularität von Alumni-Programmen in Unternehmen weltweit erhöht, und dieser Trend macht sich auch in Ungarn zunehmend bemerkbar, insbesondere bei multinationalen Unternehmen. In vielen Fällen sind diese Programme nicht speziell für den ungarischen Markt konzipiert, sondern die globale Initiative erreicht die ungarische Tochtergesellschaft. Sie sind jedoch der Ansicht, dass es besser ist, diese Initiativen auf regionale, soziokulturelle Gemeinsamkeiten zuzuschneiden, da auf diese Weise eine größere Chance für Verbindungen und mehr Gemeinsamkeiten besteht.

Quellen, engagierte Mitarbeiter

Fragen, die man sich stellen sollte: Gibt es eine Alumni-Strategie des Unternehmens, gibt es einen Vollzeitmitarbeiter, der sich speziell um Alumni-Angelegenheiten kümmert, in welcher Abteilung sollte er/sie angesiedelt sein, wie viele Mitarbeiter sollten für diese Aufgabe eingestellt werden? Im Allgemeinen hat sich gezeigt, dass es sich lohnt, jemanden zu haben, der sich dieser Initiative widmet, da sie als Katalysator für die Rekrutierung, das Employer Branding und den Vertrieb dienen kann.

In vielen Fällen kann ein Alumni-Beauftragter daher in der Personalabteilung oder in der Abteilung für Marketingkommunikation oder an der Seite eines Geschäftsbereichsleiters, Partners oder sogar im Vertrieb eingesetzt werden.

Eine gute Initiative kann dann funktionieren, wenn es eine Nachfrage seitens der Mitarbeiter gibt, die das Unternehmen aufgreifen kann. Dazu ist es auch wichtig zu wissen, welche Bedürfnisse die Alumni haben, wenn sie der Alumni-Gemeinschaft beitreten, und diese Bedürfnisse sollten durch das Alumni-Programm erfüllt werden. Im Falle eines Beratungsunternehmens zum Beispiel möchten die Alumni an vielen Veranstaltungen teilnehmen und neue Informationen und Kenntnisse über die Branche erhalten. Dann muss man ihnen den Zugang dazu ermöglichen, denn so dankbar und engagiert werden die Alumni sein. Levente Szabados betonte, dass es nicht um den Aufbau einer Datenbank geht, sondern um die aktive Organisation der Gemeinschaft, was durch die Organisation eines jährlichen Alumni-Treffens, den Versand eines Alumni-Newsletters, ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm und die Einführung einer Plattform für deren Betrieb, auf der alle Alumni-bezogenen Online-Aktivitäten stattfinden, erreicht werden kann. In dem Artikel der Harvard Business Review wird beispielsweise das weltweite Alumni-Netzwerk von Accenture mit 400.000 Mitgliedern in 80 Ländern genannt, das über eine formelle, spezielle Plattform verwaltet wird.

Es lohnt sich, die Höhe der Investitionen in ein Alumni-Programm abzuschätzen und die Anzahl der Alumni, die die Organisation erschließen möchte, vorauszuplanen, da das anfängliche Budget bei steigender Mitgliederzahl leicht zu niedrig wird. Bei der Kalkulation sind die Größe des Unternehmens, die Anzahl der ehemaligen und aktuellen Mitarbeiter und die Fluktuationsrate zu berücksichtigen, da diese die Ausgaben projizieren.

Es ist möglich, dass die Anzahl der Mitarbeiter auf eine kleine Anzahl von Alumni ansteigt.

Balázs Kenyeres